.png){kind=logo}
Bij Consult&Co komen we vaak dezelfde problemen tegen als we nieuwe klanten aannemen. In deze blog delen wij graag een aantal van deze valkuilen en geef ik tips om ze te vermijden. Want een goede financiële administratie is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering en het voorkomen van cashflow-risico's.
1. Frequente aanlevering van documenten
Een veelvoorkomende valkuil is dat ondernemers gewend zijn om slechts één keer per kwartaal hun financiële documenten aan te leveren. Dit leidt tot een grote achterstand en het missen van facturen. Het is belangrijk om wekelijks documenten aan te leveren, zodat er regelmatig overzicht is en eventuele vragen direct kunnen worden gesteld.
Een handige tip is om de aanlevering te automatiseren. Dit kan bijvoorbeeld door alle facturen naar een specifiek e-mailadres te laten sturen en deze automatisch te laten verwerken in de administratiesoftware. Op deze manier wordt het administratieve proces gestroomlijnd en voorkom je dat er facturen worden gemist.
2. Verlies van grip bij groeiende organisatie
Bij een groeiende organisatie kan het gemakkelijk zijn om grip te verliezen op de financiële administratie. Om dit te voorkomen is het belangrijk om een structuur aan te brengen. Dit kan bijvoorbeeld door een beslisboom en autorisatieboom op te zetten voor het goedkeuren en betalen van facturen. Hierdoor behoud je controle over het betalingsproces, zelfs als je als ondernemer niet meer alle betalingen zelf verricht.
Ook hier kan automatisering een belangrijke rol spelen. Door het gebruik van een softwareprogramma kun je facturen eenvoudig autoriseren en betalingen plannen. Zo behoud je grip op de financiële processen, zelfs bij een groeiende organisatie.
3. Vergeten van verplichtingen bij oprichting van een nieuwe entiteit
Bij de oprichting van een nieuwe entiteit, zoals een eenmanszaak of bv, zijn er vaak verschillende verplichtingen waar ondernemers niet aan denken. Het doen van aangiftes zoals BTW en vennootschapsbelasting kunnen eenvoudig worden vergeten, met alle gevolgen van dien. Het is daarom belangrijk om bij het starten van een nieuwe entiteit goed geïnformeerd te zijn over de fiscale verplichtingen en deze tijdig na te komen.
Conclusie
Een goede financiële administratie is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Door regelmatig documenten aan te leveren, grip te houden bij groeiende organisaties en je bewust te zijn van fiscale verplichtingen, kun je veel valkuilen vermijden. Automatisering kan hierbij een waardevol hulpmiddel zijn.
